NOTA INFORMATIVA 5 - COMUNICAR
Comunicar para partes interessadas impactos em direitos humanos identificados e progresso em sua abordagem
Conteúdo
IIIIIIIIII 1 Conceito de comunicação
IIIIIIIIII 2 O que comunicar? - Conteúdo.
IIIIIIIIII 3 Para quem comunicar? - Público-alvo
IIIIIIIIII 4 Quando comunicar? - Periocidade
IIIIIIIIII 5 Como comunicar? - Requisitos
IIIIIIIIII 6 Onde comunicar? - Mecanismos
IIIIIIIIII 7 Considerações sobre grupos vulneráveis
IIIIIIIIII 8 Desafios e recomendações
IIIIIIIIII 9 Checklist
IIIIIIIIII 10 Biblioteca de ferramentas
Objetivo da nota informativa
Esta nota informativa apresenta informações sobre como comunicar para as partes interessadas sobre os riscos e impactos em direitos humanos identificados em operações próprias da empresa e sua cadeia de fornecimento, e sobre as ações tomadas para abordar tais questões. A página traz orientações sobre o que, para quem, quando, como, e onde comunicar.
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Conceito de comunicação
A etapa de comunicação consiste em comunicar aos consumidores, investidores, compradores, detentores de direitos e outras partes interessadas sobre os impactos e riscos de direitos humanos identificados, as medidas que estão sendo adotadas para preveni-los, mitigá-los e remediá-los, e o quão eficaz tem sido tais medidas em tratar a causa raiz dos impactos identificados. Alguns grupos de stakeholders podem ser mais importantes que outros para uma empresa dependendo da sua posição na cadeia de abastecimento.
A transparência da empresa em sua comunicação consiste em fornecer informações completas, objetivas, de qualidade e confiáveis. Além disso, deve ser de livre acesso, de fácil compreensão e compartilhado por canais totalmente abertos ao público-alvo.
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O que comunicar? - Conteúdo
Recomenda-se que o material a ser comunicado inclua as seguintes informações:
Abordagem e processo da empresa em vigor para respeitar os direitos humanos nas suas próprias operações e na sua cadeia de fornecimento
Resultados alcançados na implementação dos planos de ação focando, principalmente, na eficácia das ações
Metodologia adotada e principais resultados da identificação de impactos adversos e riscos de direitos humanos em suas próprias operações e cadeia de fornecimento
Queixas recebidas e como foram tratadas (se aplicável)
A comunicação pode contemplar os principais resultados e avanços na abordagem dos impactos em direitos humanos para grupos vulneráveis específicos. Por exemplo, a empresa pode informar quais medidas tem adotado para aumentar o número de mulheres em cargos de liderança, para garantir a equidade salarial entre diferentes gêneros, ou para aumentar sua participação em processos importantes de tomada de decisões.
Ações tomadas para prevenção, mitigação e remediação dos impactos identificados
Ações e compromissos futuros
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Para quem comunicar? - Público-alvo
O público-alvo pode variar dependendo do conteúdo e objetivos da comunicação e da posição da empresa na cadeia de abastecimento. Dada a proximidade das usinas de cana de açúcar com detentores de direitos potencialmente afetados, maior é a necessidade de incluir mecanismos de comunicação direta com eles sobres ações tomadas para reduzir a ocorrência de riscos para eles.
Exemplos de público-alvo para usinas de cana de açúcar poderiam ser:
os trabalhadores próprios (permanente, temporário e contratado)
as comunidades ao redor das operações da usina
seus fornecedores
seus compradores
seus investidores (se aplicável)
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Quando comunicar? - Periodicidade
É recomendado que, ao menos uma vez ao ano, a empresa comunique para as partes interessadas, e principalmente para atores afetados, sobre os impactos identificados em suas operações e cadeia de fornecimento e como estão sendo abordados.
Casos específicos podem requerer uma comunicação mais frequente ou pontual. Por exemplo, em casos de denúncias recebidas através do mecanismos de queixas da empresa, pode ser necessário manter uma comunicação mais frequente com o(s) denunciante(s), a fim de mantê-los informados sobre o progresso na resolução da questão. Da mesma forma, a comunicação com seus próprios trabalhadores precisa ser bidirecional e frequente para permitir uma dinâmica saudável de relações trabalhistas e considerar o feedback dos trabalhadores para melhorar suas condições de trabalho.
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Como comunicar? - Requisitos
As ferramentas de comunicação e formatos escolhidos podem variar. A escolha do mecanismo de comunicação mais adequado dependerá do objetivo, do público-alvo e do conteúdo a ser comunicado. Em alguns casos, é interessante comunicar dados agregados e mais resumidos através de relatórios de sustentabilidade ou publicações online.
Em outros casos, pode haver a necessidade de desenvolver um mecanismo de comunicação personalizado para atender grupos específicos de atores. Por exemplo, criar canais de comunicação oral acessíveis a trabalhadores analfabetos e criação de materiais de comunicação no idioma oficial de trabalhadores imigrantes. Em situações específicas um comunicado pontual que aborde a questão e a ação tomada para tratá-la pode ser lançado pela empresa.
O meio de comunicação escolhido também dependerá do tamanho da usina e sua relação com os detentores dos direitos humanos. Uma usina pequena pode não ter um relatório de sustentabilidade para comunicar dados agregados, e dependerá de mecanismos mais simples como informativos no sítio web, comunicados ou apresentações direcionadas aos atores relevantes, dentre outros.
Em geral, os seguintes critérios são considerados na elaboração de peças de comunicação:
✓ Cumprir requisitos legais para relatos em questões de direitos humanos, quando aplicável
✓ Estar publicamente disponível para todas as partes interessadas
– Exemplo: disponibilizar publicamente no website da empresa indicando o público-alvo
✓ Fornecer informações suficientes e relevantes
– Exemplo: informar sobre medidas voltadas para a Saúde e Segurança de trabalhadores, incluindo resultados de (preferencialmente desagregadas por gêneros e outros grupos relevantes)
✓ Não colocar em risco os detentores de direitos
– Exemplo: ter um mecanismo de queixas estabelecido de forma a garantir o anonimato das partes denunciantes, e não divulgar informações que possam levar a identificação dos denunciantes
✓ Comunicar aos detentores de direitos de forma culturalmente sensível e em um idioma e linguagem que eles possam entender
– Exemplo: publicar relatório de sustentabilidade para o público geral no site da empresa, e comunicar informações mais relevantes em reuniões presenciais com trabalhadores analfabetos
– Exemplo: disponibilizar comunicado com informações mais relevantes no idioma oficial de trabalhadores imigrantes
– Exemplo: usar desenhos e ícones no caso de haver trabalhadores analfabetos
✓ Procurar a opinião dos detentores de direitos ou de Organizações da Sociedade Civil (OSCs) locais sobre a abordagem de comunicação apropriada
– Exemplo: antes de publicar uma nota, consultar com a associação de trabalhadores e uma ONG local para identificar se o website é acessível ao público-alvo em questão ou se haveria um canal de comunicação mais adequado
✓ Reiterar o compromisso com a política de direitos humanos existente.
A comunicação ajuda a promover uma relação positiva com trabalhadores, comunidades e outros atores locais e, portanto, é importante considerar quão inclusiva e adequada é essa comunicação, avaliando a acessibilidade das informações, plataformas e reuniões a fim de alcançar o público-alvo de maneira eficaz. Por exemplo, uma reunião presencial com a comunidade local precisa ser realizada em local e horários acessíveis para esse público. Além disso, para promover uma representação mais abrangente, é preciso contemplar as necessidades de grupos específicos, como mulheres, oferecendo um espaço e cuidadores para crianças pequenas, se necessário.
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O que comunicar? - Mecanismos
Há vário tipos de mecanismos que podem ser usados para entregar as informações ao público-alvo:
Mecanismos de comunicação direta com trabalhadores e comunidades locais e fornecedores, programas internos da empresa.
Exemplo: carta pelos correios; cartazes na prefeitura; mensagem por WhatsApp.Os espaços para diálogo e reuniões presenciais permitem uma interação maior com os atores afetados, com a potencial inclusão de consultas das demais etapas da devida diligência, como a identificação de impactos e definição de planos de ação e monitoramento.
Exemplo: Reunião presencial na prefeitura; reunião presencial na empresa; Diálogos Diários de Segurança (DDS)[1] ou similar; reunião online.
Relatórios periódicos de sustentabilidade, com conteúdo específico sobre ações em Direitos Humanos, a fim de informar o público quais são os principais riscos relacionados as suas operações e cadeia de fornecimento e como endereça os problemas encontrados. A verificação de segunda ou terceira parte de relatórios de direitos humanos fortalece seu conteúdo e credibilidade.
Exemplo: Relatório Sustentabilidade Bevap 2019Comunicados ou relatórios em casos específicos de violação de direitos humanos
Exemplo: nota pública divulgada pela empresa, garantindo que o comunicado chegue até as partes afetadas de maneira adequada
Comunicação sobre queixas levantadas e o processo de análise e resolução
Exemplo: canal de ética público reportando em detalhes o processo de análise e resolução do caso
As empresas no início da cadeia de fornecimento, como usinas de cana de açúcar, por conta da proximidade com o nível da produção, possuem canais diretos de comunicação com produtores de matéria-prima e outros fornecedores diretos (de insumos, serviços etc.). Também estão mais próximas de indivíduos ou grupos de atores afetados ou em risco (como trabalhadores, mulheres, comunidades locais etc.). Portanto, estão bem-posicionadas para aproveitar espaços de diálogos já existentes ou, quando necessário, criar novos espaços de comunicação com esses atores, a fim de envolvê-los no processo de identificação de riscos e impactos em direitos humanos e de co-desenvolvimento de planos de ação e monitoramento.
Segue abaixo alguns exemplos de possíveis espaços de diálogos:
Para trabalhadores: reuniões com sindicatos de trabalhadores; caixas para reclamações e sugestões anônimas; ter um funcionário dedicado a escutar suas demandas em locais e horários pré-estabelecidos.
Comunidades do entorno: reuniões periódicas ou eventos específicos da usina para a comunidade; canais para reclamações e sugestões conhecidos e acessíveis.
Fornecedores diretos: visitas técnicas da equipe agrícola com profissionais capacitados para abordar questões de direitos humanos; reuniões antes, durante e depois da safra; aproveitar momentos de capacitação técnica para fomentar a conscientização em temas de direitos humanos específicos.
Exemplos reais de comunicados do setor de cana de açúcar
Anúncios da Zilor, sobre ações tomados para promover a igualdade de gênero, e para segurança no trânsito, a acessar aqui e aqui.
Relatório de Sustentabilidade da Raízen 2022-2023, além de visibilizar ações operacionais com engajamento, avaliações de impacto e programas de desenvolvimento voltados à comunidade local, incluindo KPIs, pela primeira vez, comunica a identificação dos riscos setoriais em direitos humanos juntamente com ações de mitigação e monitoramento. Para acessar, clique aqui.
Página no website da Copersucar sobre as ações implementadas contra o coronavírus, a acessar aqui.
[1] Os Diálogos Diários de Segurança são momentos existentes nas empresas onde se discute os temas do dia a dia e que pode ser utilizado para a comunicação e escuta dos trabalhadores.
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Considerações sobre grupos vulneráveis
É preciso reiterar a vulnerabilidade de determinados grupos na etapa de comunicação. Primeiramente, não divulgando informações que possam levar a identificação das pessoas ou comunidades denunciantes. Isso poderia implicar um risco direto para os detentores de direitos humanos. Esse cuidado não deve ser considerado apenas em comunicação externa, mas também internamente.
Além disso, é importante avaliar se o material de comunicação é compreensível, tanto em termos de idioma quanto de linguagem. Deve ser avaliado se todos os grupos-alvo têm acesso ao meio de comunicação. Por exemplo, em áreas rurais, é possível não ser comum ter um telefone ou acesso à Internet. Recomenda-se, portanto, diversificar os canais de comunicação, por exemplo, através de boletins escritos individuais ou fixados em lugares de grande circulação (como refeitórios, áreas de descanso, elevadores ou escadas).
Considere o uso de uma linguagem inclusiva que envolve todas as pessoas, sem especificar gênero e sem alterar a ortografia das palavras; ou uma linguagem neutra que evita a binaridade entre gêneros feminino e masculino.
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Desafios e recomendações
Receio por parte das empresas em relatar questões de direitos humanos
É compreensível que as manifestações públicas sobre o envolvimento em questões de direitos humanos sejam um conteúdo sensível para as empresas. Qualquer associação a abusos de direitos humanos pode levar a um risco reputacional, jurídico, financeiro e consequências comerciais. No entanto, é muito mais adequado uma empresa assumir que tem ciência do impacto e falar sobre quais ações estão sendo implementadas para abordá-lo, permitindo ainda que partes interessadas relevantes, como organizações da sociedade civil, e atores afetados possam acompanhar o progresso e eficácia no endereçamento do impacto. A transparência em questões de direitos humanos é o melhor caminho, garantindo sempre, é claro, a segurança dos atores afetados contra possíveis retaliações ou outros danos.
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Checklist
✓ A empresa avalia o público-alvo de cada comunicação e ajusta o conteúdo e o método de entrega de acordo?
✓ A empresa avalia a acessibilidade das informações para os detentores de direitos afetados e outras partes interessadas?
✓ As informações comunicadas são completas, específicas e relevantes?
✓ A empresa protege os detentores de direitos mantendo a confidencialidade?
✓ A empresa reitera em sua comunicação sua abordagem para respeitar os direitos humanos internacionalmente reconhecidos?
✓ Para casos específicos de violações ou queixas em direitos humanos, a empresa mantém uma comunicação frequente e efetiva com o autor da queixa e/ou as partes afetadas?
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Biblioteca de ferramentas
Nesta seção, você encontrará algumas ferramentas que podem ajudá-lo no processo de comunicação e relatório do HRDD.
PRÓXIMO – Nota informativa 6, Remediar, onde será abordado o processo para corrigir e reparar os danos causados.
Essa ferramenta apresenta 31 perguntas que permitem que as empresas relatem seu desempenho em direitos humanos de acordo com os UNGPs (disponibilizado em outros idiomas através do seguinte link).
Padrão da Global Reporting Initiative:
Os Padrões da GRI ajudam as organizações a entenderem seus impactos na economia, no meio ambiente e na sociedade - incluindo aqueles sobre os direitos humanos. As organizações podem usar os Padrões da GRI para preparar seus relatórios de sustentabilidade.